¿Cómo Facturar Electrónicamente en 2021? Guía paso a paso

¿Qué son las Facturas Electrónicas?

La facturas electrónicas, también llamadas Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) son un comprobante digital implementado en México por la autoridad fiscal del país. Las mismas están apegadas a los estándares marcados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) durante los últimos años.

Las facturas electrónicas del SAT son documentos generados, transmitidos y resguardados por diferentes medios electrónicos (representación digital).

Un CFDI es la nueva representación de lo que antes era una factura o recibo. Cumple la función de:

• Dar soporte y avalar las operaciones de compra-venta cada vez que se realizase una transacción u operación comercial en la que intervenga un comprador y un vendedor.

• Le implica un compromiso al vendedor de entregar el producto o servicio y también compromete al comprador a tener que realizar el pago según lo que se especifique en dicho documento.

Cada factura electrónica que se emite cuenta con:

1. Un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) con la función de confirmar su origen, hacerla única, y otorgarle validez ante el SAT.
2. Una cadena original que cumple la función de ser un resumen del contenido de la factura.
3. Un folio que señala claramente el número de la transacción realizada del vendedor, independientemente de que sea persona física o moral.

Este documento sirve para poder describir el costo de los servicios y posteriormente desglosar los impuestos debidos a pagar al detalle. Sustituye a las facturas tradicionales en papel y garantiza principalmente la autenticidad de su origen o creación, evitando la emisión de facturas con información falsa o errónea.

Ventajas de las facturas electrónicas

El principal beneficio que presenta el uso de las facturas electrónicas es el ahorro económico. Un CFDI elimina los gastos en papel, impresión, sellos, envío, etc. Ademas, no solo ahorraremos dinero en insumos, si no que por ejemplo al tener que enviar la misma a través de medios digitales, también ahorraras mucho dinero en gastos de envío.

Las facturas electrónicas te permitirán también alcanzar la optimización en la gestión de la empresa. Como reducimos los tiempos de la gestión, conseguiremos una mayor eficiencia en lo que respecta a el funcionamiento de la compañía. También ahorrarás mucho espacio físico y obtendrás una mayor seguridad y control sobre eventuales errores.

El último de los beneficios de las facturas electrónicas tiene que ver con el impacto en el medio ambiente, lo que puede ser muy bien percibido de parte de los clientes al brindar una imagen de preocupación por la ecología y el medio ambiente. Al no requerir papel, se evita la tala de arboles y también el uso de agua para generar dicho papel.

Como facturar electrónicamente

De acuerdo a lo indicado en el portal del SAT, para expedir correctamente una factura electrónica se debe seguir el siguiente proceso:

1. El comprador solicita factura y da RFC.
2. El vendedor recibe RFC.
3. El vendedor comienza a generar la factura, a la cual le incorporara su sello digital, y la enviará al SAT/PAC para su certificación.
4. El vendedor entrega o informa los medios o lugares en donde estará a su disposición la misma.
5. El comprador acude al medio o lugar indicado y recibe o recupera la factura generada por el vendedor.

¿Cómo hacer facturas electrónicas?

La generación y entrega de las facturas electrónicas al cliente se realizan, como mencionamos, mediante un sistema de comunicaciones digital.

Un CFDI se realiza en dos simples pasos:

• Primero, el proveedor de servicios genera la factura digital e incluye en la misma los datos del comprador al igual que lo hacía en su versión en papel. Luego, coloca su firma junto con su certificado electrónico.

• Como segundo paso, el emisor envía al cliente la factura utilizando medios electrónicos, como el email, CD, memorias USB, etc

Cuando concluyamos este proceso la primera vez, será mucho fácil saber cómo hacer una factura electrónica que garantice en todo momento que la persona física que firmó el documento digital sean realmente quien dice ser y también que el contenido del comprobante no haya sido modificado.

Aunque no es necesario contar con un software especial, la implementación de un programa de facturación electrónica para la emisión de las mismas te generará grandes ahorros en tiempo y logística, ya que su uso suele ser muy intuitivo y simple para generar las CFDI mas rápidamente.

¿Cómo validar una Factura Electrónica en el SAT?

Tanto para los comprobantes fiscales digitales como para las facturas electrónicas (ya sean las recibidas o las emitidas) es necesario contar con la validez fiscal para que esta pueda ser declarada ante el SAT. Para esto debemos utilizar dentro del portal del SAT, el servicio de validación de documentos fiscales que la entidad otorga a contribuyentes.

Es muy importante validar una factura electrónica y estar 100% seguros de que la misma es reconocida por la autoridad fiscal, para poder de esta manera ingresarla en los archivos de contabilidad electrónica que enviaremos posteriormente al SAT.

Para validar una factura electrónica a través del portal del SAT debemos:

1. Ingresar a la sección “Verificación de Comprobantes Fiscales por Internet” dentro del portal oficial del SAT. Puedes acceder clickeando aquí.
2. Una vez dentro del portal, visualizaremos una pantalla con una captura de datos, donde deberemos escribir el Folio Fiscal de la factura (el identificador del comprobante fiscal). Dicho folio está conformado por caracteres alfanuméricos: el RFC del emisor y del receptor (la persona física o moral que emitió el comprobante y la persona física o moral a la cual le fue generado).
3. Debemos completar el captcha, para verificar que somos un usuario humano.
4. Una vez que hayamos terminado de ingresar la información, deberemos clickear en el botón “Verificar CFDI” para iniciar el proceso.
5. Si el comprobante que queremos verificar se encontró, entonces se mostrarán al usuario los datos básicos de la verificación: el RFC, nombre o razón social del emisor y del receptor, Folio Fiscal, la fecha de expedición de la factura electrónica, la fecha de certificación por parte del SAT y el PAC que certificó la factura. Una vez que el CFDI ha sido validado, el usuario tiene la opción de imprimir una representación del comprobante clickeando en el botón “imprimir”.
6. Si por el contrario, el comprobante que queremos verificar no fue encontrado, el portal anunciará el siguiente mensaje: “El Comprobante NO se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria. Lo invitamos a denunciar este hecho en Mi Portal”. Si esto ocurre, deberemos contactar cuanto antes al proveedor y también al SAT.

Consejos que debes tomar en cuenta al utilizar las facturas electrónicas

Hace algunas unas semanas el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), para ayudar a los contribuyentes, ha puesto en su portal oficial diez consejos para la integración y mejor uso de la modalidad de facturación electrónica. Aquí pueden leer los diez consejos brindados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).

• La validez del archivo

El primer aspecto a considerar para un adecuado uso de las facturas adecuadas es estar conscientes de las diferencias que pueden llegar a existir entre un archivo que es catalogado como válido por el SAT, y aquellos que por contraposición, el mismo SAT los considera inválidos para ser utilizados. No basta con adjuntar el archivo PDF esperando que sea suficiente para que sea entendible para el SAT, siempre es necesario que todo documento enviado contenga la extensión requerida, como es la extensión XML. Esa es extensión que deben llevar los archivos para ser válidos y utilizarlos para todas las acciones que el Servicio de Administración Tributaria exige respecto a las obligaciones fiscales.

• PAC

Aquellas personas jurídicas como son las empresas que quieran emitir de forma constante facturas electrónicas, estarán obligadas a realizarlo mediante un Proveedor Autorizado de Certificación, también llamado PAC, siempre y cuando no se haya cambiado en el 2010 al Comprobante Fiscal Digital, por sus siglas llamado CFD, que es por medios propios. Deben entenderse a los PAC como aquellos terceros que cumplen con una función de intermediarios entre las empresas interesadas en emitir facturas electrónicas y el SAT, son unicamente estos los autorizados para darle validez a los folios fiscales de la empresa, es mediante los PAC que se les brinda un valor legal a estos folios.

• Valida tus facturas

Si bien es cierto dentro del esquema CFDI, el validar las facturas no representa una obligación para el contribuyente, es mediante esta opción que se puede adquirir seguridad de lo realizado evitando contratiempos que puedan generar consecuencias más graves como el cierre del negocio o hasta penas carcelarias. Es por esto que la validación de las facturas electrónicas emitidas debe verse como una obligación tanto moral como personal. Para realizar la verificación de las facturas electrónicas se puede realizar a través del portal oficial del SAT.

• Crea y personaliza tus propias facturas

No te quedes con el diseño predeterminado brindado por la autoridad en las facturas electrónicas, en la mayoría de los casos es posible personalizarlas según tu preferencia de diseño. Es con estas opciones que es posible crear branding mediante herramientas como son los comprobantes fiscales. No pierdas la oportunidad de mejorar tu imagen corporativa con la emisión de facturas electrónicas distintivas de tu empresa y marcar una diferencia marcada contras las empresas de la competencia. Para aquellas empresas que no cuentan con un alto volumen de facturación tienen el derecho de personalizar sus facturas electrónicas mediante el portal oficial del SAT. También es posible realizarlo con ayuda de un intermediario como es el PAC. No olvidar que unicamente es posible realizar tal personalización con tres facturas al mes.

• Pagar por cada factura

Se debe tener en cuenta que no todas las empresas cuentan con un nivel de facturación igual a las demás empresas, por ejemplo las corporación cuentan con una mayor tanto de capacidad como de volumen de CFDI, por su misma capacidad pueden adquirir licencias directamente del proveedor de software. Mediante esta manera es posible simplificar las cuentas mensuales.

• Multitud de Proveedores Autorizados de Certificación.

Dentro de tu abanico de opciones para un intermediario existen diferentes proveedores Autorizados de Certificación (PAC) y variedad de empresas que timbran a través de ellos. Elegir a capriolicontadores.com puede ser una de las mejores alternativas para gestionar tu facturación electrónica debido a su sencillez de comprensión, su reputación y su asistencia profesional de la mano de los mejores contadores.

• La nube, la mejor opción.

No te quedes atrás en lo concerniente al avance tecnológico para tu empresa, los servicios de nube son el futuro para el mantenimiento de productividad interna de la empresa, todas las aplicaciones web están migrando hacia ese lugar. Puedes subir tus facturas electrónicas a la nube para poder revisarlas constantemente estés donde estés, gracias a las aplicaciones de clouding.

• Servicio

Evita caer en la mala costumbre de las personas, de no leer por completo los documentos que acepta mediante firma. Asegúrate de leer todo el contrato que te puedo llegar a dar cada PAC y examínalo con detenimiento, tomate tu tiempo, mantente pendiente sobre los procesos de tu empresa, como son el de Software o de timbrado. Investiga sobre la existencia de ventajas de métodos como la ventanilla única.

• Asesoría

No estás solo en el mundo corporativo mantente cerca, tanto de personas como de empresas que conozcan las prácticas de las facturas electrónicas, permite que te ayuden antes, durante y después para la correcta aplicación de este modelo.

• Evita confiarte

Al momento de integrar con otras herramientas el reciente proceso de facturación electrónica puede tomar un tiempo para que funcione con fluidez. Se paciente y apégate a los programas. Considera el adoptar un cronograma de actividades y no dejes de lado el importante factor que puede llegar a ser el mantener en capacitación constante del personal en la practicas de las facturas electrónicas.

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