Evita las deficiencias en la contabilidad para médicos
¿Has escuchado que algunos profesionistas de la salud expresan su preocupación por la situación financiera de su clínica? Si esa es tu situación, te sorprenderá saber que muchos problemas económicos se pueden resolver si eliminas los vicios en la contabilidad para médicos.
Te invitamos a conocer los principales errores en la contabilidad de los especialistas en la salud y cómo puedes evitar cometerlos. Hoy es importante evitar las fugas de dinero, pero también es urgente replantear el sistema contable de tu hospital.
Problemas comunes que debes evitar dentro de un servicio contable
1. No inscribirse en el RFC.
Algunos médicos omiten inscribirse en el RFC por desconocimiento o por miedo al pago de impuestos. Esto trae diversos problemas, ya que al no contar con el alta ante el SAT y recibir depósitos en tu cuenta bancaria podrías ser auditado y terminarías pagando los impuestos, multas, actualizaciones y recargos que se generen, recuerda que la autoridad fiscal puede auditarte hasta 5 años.
Solución. Acude a un despacho contable y solicita que te apoye con tu alta ante el SAT. Esto te ayudará a evitar sanciones futuras.
2. No emitir comprobantes fiscales
Algunos dentistas se niegan a entregar comprobantes a sus pacientes. Piensan que la autoridad tributaria rastreará cada uno de los comprobantes para exigir implacablemente el pago de impuestos sin dar oportunidad a defenderse.
Solución. Lo cierto es que los comprobantes fiscales actuales sí son rastreables por ser electrónicos. Pero no es que la autoridad te exija cuentas por cada documento que expidas. Si cuentas con un servicio contable de calidad puedes entregar los comprobantes fiscales que necesites dar, pagar las contribuciones justas y no tener problemas fiscales como multas o clausuras de establecimientos.
3. Omitir el uso de una bitácora de pacientes
¿Cuántos pacientes atiendes al día? Si no sabes con exactitud cuántos son y la hora en la que te visitan tendrás complicaciones para administrar tu agenda y la atención a citas programadas.
Solución. Cuando cuentas con una bitácora de atención a pacientes es más fácil identificar los servicios prestados y los honorarios correspondientes que has cobrado. Tendrás una herramienta valiosa para organizar tu tiempo y atender la mayor cantidad de pacientes posible. El historial de visitas a tu consultorio dental es indispensable dentro de tu estructura financiera y detectar si hay posibles desvíos de fondos por parte de recepción.
4. No solicitar la documentación de compra de medicamentos
Algunos médicos realizan adquisiciones de medicamentos y utensilios clínicos sin solicitar comprobantes. El problema surge cuando necesitas hacer una reclamación. ¿A quién le exigirás si no puedes comprobar la compra? Además exigir el comprobante fiscal digital (CFDI) te ayudará a reducir el pago de impuestos.
El problema incrementa cuando se trata de equipo médico de origen extranjero. ¿Cuentas con los pedimentos de importación? ¿Están debidamente registrados en tu contabilidad? De no cumplir con estos requisitos, la autoridad aduanera podría quitarte el bien y no tendrás forma de comprobar que es de tu propiedad y que su introducción y estancia en el país es legal.
Solución. Siempre que hagas compra de medicamentos, insumos y equipos, debes solicitar los comprobantes de dichas adquisiciones. Verifica que contengan la descripción de los artículos y que se identifique con claridad tu nombre en calidad de receptor. Si se trata de mercancía de origen extranjero, adjunta el pedimento de importación a la factura.
5. Contabilidad rudimentaria en papel
Es cierto que hace pocos años prácticamente todo documento estaba elaborado exclusivamente en papel. Pero ¿Qué harás en el caso de un incendio, en un robo o extravío de tu contabilidad? Además, es muy común que los registros impresos de la contabilidad sean excesivos y terminen por quitar espacio físico para guardar tus expedientes clínicos. contabilidad para psicólogos
¿Y si quieres determinar la ganancia de tus operaciones? Los registros contables en papel pueden generar información financiera, pero está expuesta al error humano y a la falta de tiempo para su procesamiento.
Solución. Utiliza formatos electrónicos. Puedes solicitar comprobantes fiscales en formatos pdf y xml, los cuales puedes guardar en la nube, en una memoria extraíble o en un disco duro.
Puedes agilizar la determinación de tu utilidad o pérdida financiera si utilizas sistemas contables digitales. En cuanto registres tus operaciones, estas pasarán automáticamente a integrarse a los estados financieros y tendrás oportunamente los datos que necesitas.
Además de ser ecológico, la contabilidad electrónica te ahorrará espacio de almacenamiento físico en tu clínica dental. Por disposición de la ley, estos documentos tienen que estar en tu hospital y no en la oficina de tu contador, así que tendrás posibilidad de cumplir con esta norma.
Los médicos pueden optimizar sus actividades y sus ganancias a través de la tecnología. No solo en el campo de la medicina, también tienes que prestar atención a tu información financiera para crecer como profesional. La contabilidad para médicos está a tu alcance y te ofrece múltiples beneficios.